転職に強い！履歴書の正しい書き方や最後まで目を通してもらうためのコツを解説

見直すライフプラン 2024.02.28

@nextマガジン編集部

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転職活動に必要不可欠なのが履歴書です。「履歴書を書くのは新卒時の就職活動以来」という方も多く、効果的な履歴書が書けずに転職活動がうまく進まない方もいるかもしれません。
即戦力が求められる転職活動における履歴書は、新卒時とは異なるポイントに採用担当者の注目が集まります。

本記事では、転職における履歴書の正しい書き方や、採用担当者に最後まで目を通してもらうためのコツをご紹介します。

マナーやルールを守った好感度の高い履歴書を作成するためのポイントをまとめましたので、転職に強い履歴書を書きたい方はぜひ参考にしてください。

転職の履歴書のフォーマット

転職活動において、提出を避けられない書類の1つが「履歴書」です。

標準的な履歴書のテンプレートとして普及しているのが、「厚生労働省の履歴書様式」と、「JIS規格の履歴書様式」です。厚生労働省の履歴書テンプレートは2021年に発表されたもので、性別欄が任意記載になっている点が特徴です。

厚生労働省の履歴書フォーマットはこちらからダウンロードできます。

厚生労働省履歴書様式例【PDF形式】
厚生労働省履歴書様式例【EXCEL形式】

また、最近ではWEBサイトからダウンロードして履歴書を作成する方が増えています。例えば、転職サイトの「doda」では、職歴欄が多いタイプや自己PR欄が大きなタイプなど、7種類の履歴書が無料でダウンロードできます。

転職・求人doda【ニーズ別】履歴書テンプレート

転職に向けた履歴書の正しい書き方

企業の採用担当者にとって履歴書は、応募者のファーストインプレッションを決定づける重要な書類です。

多くの履歴書を確認する採用担当者は、限られた時間で履歴書を確認しなければなりません。応募者が多数であればあるほど、履歴書を最初に目にした時の「見た目」が履歴書全体の印象となり、応募者の評価へと繋がることは容易に想像がつくでしょう。

特に、社会人経験を積んだ転職活動においては、履歴書の書き方がビジネスマナーに沿ったものでなければ、応募者自身にも信頼性がないように捉えられてしまいます。反対に、正しい書き方を押さえた読みやすい履歴書であれば、それだけで応募者に対する印象はアップします。つまり、新卒時の就職活動よりも転職時の方が、履歴書の印象が応募者に対する評価へと直結しやすいでしょう。

ここからは、転職における履歴書の正しい書き方を項目ごとにご紹介します。正しく美しい履歴書を作成して、「面接してみたい」と思わせるファーストインプレッションを掴み取っていきましょう。

基本情報

採用担当者が最初に読み始める部分ですので、違和感を与えないようルールを確実に守って仕上げましょう。

日付欄に記載する年表記と履歴書全体の年表記を統一する（和暦か西暦か）
氏名や名前は戸籍どおりに、正しい漢字で省略せずに書く
転職活動に使うメールアドレスは、転職活動用に自分の名前が入ったシンプルなメールアドレスを作成する

まず記載する日付欄は、年表記を和暦（令和、平成など）にするか西暦にするかに注意しましょう。どちらを選んでも構いませんが、履歴書全体として必ず統一しなければなりません。郵送やメールの場合は投函日や送信日、面接に持参する場合は提出する当日か前日の日付を記載します。

氏名や住所は、戸籍に登録されている正確な漢字を使用して省略せずに書きます。たとえば、都道府県を省略しない、番地は「〇－〇」ではなく戸籍どおりに「〇番地〇号」と書くようにしてください。

メールアドレス欄には、ご自身の名前が入ったビジネス用のアドレスを記載しましょう。
所持していない場合は、Yahoo!メールやGmailなどのフリーで作成可能なメールアドレスを準備して記載しましょう。

学歴

学歴は職歴と同じ欄に記載する履歴書が多いため、それぞれを分別してわかりやすくまとめる必要があります。

1行目中央に「学歴」と記す
一般的には義務教育を終えた高校入学から記載する
学校名、学部・学科・コース名は省略せずに正式名称を記入する

まず、学歴と職歴をわかりやすくまとめるために1行目の中央に「学歴」と記し、次の行から学歴を記載していきます。
浪人や留年はあえて書かなくてもよいですが、中退の場合は「家庭の事情により中途退学」など簡潔に記載します。

学校名は「○○県立○○高等学校」の特に、大学で学んだ分野が応募職種に関連性があれば、専門分野や研究内容も記入しておくと有効なアピールになります。

職歴

中途での転職活動では、学歴よりも職歴が採用を判断する重要要素となります。

最終学歴から空欄を入れて次の行の中央に「職歴」、最終職歴の終わりに「現在に至る」、その次の行に右寄せで「以上」と記す
働いていた期間が短くても、原則としてすべての職歴を記入する
配属先の部署名は正式名称で記載し、部署異動や昇進も記入する

学歴と職歴を同じ欄に記載する履歴書では、以下が職歴とわかるように「職歴」と中央に記した行を設けるのが正しい書き方です。そして、現在の職歴を記載した行の次には、それが現職とわかるように「現在に至る」と書きます。その次の行には、学歴・職歴がこれ以上ないことを示すために右詰めで「以上」と記します。

職歴は、働いていたのが短期間であってもすべての職歴を正確に記載しましょう。転職活動や病気の療養中などで無職の期間があっても、わざわざ記載する必要はありません。ただし、留学などプラスの評価につながりそうな理由であれば記入しておきます。

職歴には配属先の部署名まで正式に記入し、応募職種にも活かせるような職務経験であれば簡単な仕事内容も加えると効果的です。部署異動や昇格も漏れなく記入しましょう。

また、退職経験がある場合は具体的な理由はあえて書かずに、「一身上の都合により退職」、会社都合であれば「会社都合により退職」と記載するのが一般的です。

免許・資格欄

免許・資格欄は、業務に役立つ資格を持っている方にとっては他の応募者と差をつけられる項目です。ただし、取得した資格が多ければ有利になるわけではありません。資格が少ない方でも正確な情報を明瞭に記載することで、誠実さや丁寧な仕事ぶりが伝わります。

免許や資格の名称は省略せずに正式名称を記入する
先に運転免許を記入し、そのほかの免許・資格は取得順に記載していく
応募企業にまったく関連性のない資格、趣味やスポーツなどの資格は記載しない

まず、免許・資格は正式名称を記載するのが大前提です。名称に続く「取得」や「合格」は1文字分のスペースを空けてから記入します。

運転免許を所持している方は、一番上に記載しましょう。資格の多さは成長意欲の高さとも受け取れますが、希望職種と関連性のない資格を列挙していると、興味や熱意の方向性を疑われてしまうかもしれません。趣味やライフスタイルに関連する資格なども含めて、応募する職種に活用できないものは記載を控えるほうがよいでしょう。

希望職種に関わる資格の取得に向けて勉強中であれば、具体的に「〇月受験予定」などを添えて記入すると、効果的なアピールに繋がります

志望動機

採用する側からすると、志望動機は応募者の熱意をはかる重要なチェックポイントです。採用担当者は「自社に対する理解度や志望度」を志望動機から読み取ろうとしています。

自分にとっての「応募先企業の魅力」を伝える
応募企業の求める人材にマッチさせた入社後の姿を示す
枠の大きさを考慮して、200～300文字程度で簡潔にまとめる

志望動機では、まず「なぜこの会社でこの仕事がやりたいのか」を明記します。そのためには自分の転職理由を明確にすると、応募する企業や職種ならではの魅力や心惹かれるポイントがより見えやすくなるでしょう。

例えば、「今の業界での仕事を極めたいが、現在の会社は規模が小さいのが不満。業界トップの会社で自分を成長させたい。」と転職を考えた筋道を整理してみます。そうすると、自分なりの理由やエピソードを含めた具体的な志望動機が作りやすくなるはずです。

そして、「自分が入社したらどのように貢献したいか」を、企業が求める人材にマッチするようにまとめます。応募する企業への理解を深めて、具体的で説得力のある志望動機を作りあげましょう。

自己PR

自己PRは、仕事で活用できる自分の強みをアピールするものです。標準的な履歴書のフォーマットでは志望動機と自己PRが同じ欄にあるため、限られた枠内に両方を伝える文章を入れなければなりません。

自分の強みを「実績や経験などの根拠」とともに伝える
「自分の強みが入社後どのように活かせるか」を伝える
志望動機と自己PRが同じ欄になっている場合、両方を組み合わせた文章にする

自己PRで伝える自分の強みは、これまでの実績や経験など具体的な数値やエピソードを根拠として示すと訴求力が高まります。即戦力が求められる転職活動において、これまでの具体的な実績は高評価へと結びつきます。

志望動機と組み合わせた文章にするには、「自分の強みを活かした貢献方法」を明記しましょう。具体的な根拠を示した「自分の強み」を企業が求める人材像とリンクさせ、その強みを活かして「入社後どのように貢献できるか」を伝えます。

志望動機の理由付けとして自己PRを組み合わせると、企業に対する熱意がより現実味のあるものになるでしょう。

本人希望欄

本人希望欄は「希望」を書く欄ではありますが、給料や勤務時間などの自分の希望を自由に伝えるものではありません。初めての接点となる履歴書の段階から待遇面での希望を伝えるのは、「自分の都合を優先する人」とみなされるリスクがあります。

年収アップを狙った転職活動であれば、給与面を早めに明確にしておきたいところですが、ある程度面接が進んだ段階まで待遇の交渉は控えたほうが無難でしょう。

基本的には「貴社の規定に従います」と記入する
複数の職種を同時に募集している企業の場合は希望職種を記載しておく
やむを得ない事情で勤務時間などに制限がある場合は、ミスマッチを防ぐために明記しておく

本人希望欄に書くことがない場合でも、「特になし」ではなく「貴社の規定に従います」と記入するのがマナーです。複数の職種で求人を出している企業であれば、「営業職を希望します」というように希望する職種名を募集要項のとおりに記載すると、採用担当者が判別しやすくなります。

介護や子育て、通院などのやむを得ない理由で勤務に制限がある場合は、本人希望欄に明記しておきましょう。履歴書の段階で伝えておくことで、トラブルやミスマッチを防げます。

証明写真

履歴書において、証明写真が与える影響は非常に大きいです。画質の美しさや表情の明るさは、そのまま応募者に対する印象へと直結します。

自撮りやスナップ写真は原則NG、スピード証明写真機や写真館を利用する
表情や服装に配慮する
剥がれた場合を想定し、写真の裏面に名前を記入しておく

サイズは縦4cm×横3cmが一般的で、3か月以内に撮影したものを使用しましょう。一般的にはスピード証明写真機を使用するケースが多いですが、写真館でプロに撮影を依頼すると表情や仕上がりの美しさがレベルアップします。

男性の場合、濃色のスーツに白いカッターシャツ、ネクタイが基本のスタイルです。女性の場合もジャケット着用は必須で、ビジネスシーンにふさわしい服装を心がけましょう。「歯を見せない笑顔」で、口角をしっかりあげた柔らかい表情が好印象を与えます。

また、履歴書から糊付けした写真が剝がれてしまう恐れもあります。写真の裏面に、油性ペンやボールペンで自分の名前を書いておくのも履歴書のマナーの1つです。

転職で使用する履歴書にまつわるルールやポイント

内定を勝ち取るためには、面接で自分の強みや魅力を知ってもらわなければなりません。しかし、転職活動における最初の関門となるのは履歴書です。

履歴書を読んでもらうためには、採用担当者の負担を減らすポイントやマナーを守って、丁寧に作成することが重要です。ここからは、転職活動における履歴書全般のポイントを5点ご紹介します。

わかりやすく簡潔に記載

スペースが限られている履歴書では、わかりやすく簡潔な文章が求められます。長すぎる言い回しや一文が長すぎる文章など、読んでいてストレスを感じる文章はそれだけでマイナスな印象を与えてしまいます。

また、視覚的なレイアウトも大切です。日々忙しく業務をこなす採用担当者にとっては、小さい文字でびっしりと書き連ねられた履歴書よりも、適度にスペースがあり見出しやカッコなどを活用した履歴書のほうが好まれます。

空欄はNG

書くことがない項目は、本人希望欄であれば「貴社の規定に従います」、免許・資格欄であれば「特になし」と明記しておくのがルールです。

また、志望動機や自己PR欄が空欄なのはもってのほかです。スペースが空きすぎている状態でも熱意が伝わらないため、時間をかけて文章を練り、適切な分量を記載するようにしましょう。

誤字・脱字がないかチェック

誤字・脱字の他にも、和暦・西暦が統一されているか、パソコンで作成した場合にレイアウトが崩れていないかなどにも注意が必要です。ビジネスにおいてミスのない文書作成は必須スキルですので、細かい部分まで丁寧にチェックしましょう。

また、ミスを見つけたら、手書きの場合であっても新しい履歴書に書き直すのがルールです。間違っても修正液などで修正しないようにしてください。

手書きの場合は消せるボールペンNG

履歴書を手書きする場合、消せるボールペンの使用は控えましょう。履歴書は失敗したら新たに書き直すのがルールであるため、消せるボールペンで作成したいと考える方もいるかもしれません。しかし、ビジネスにおける重要文書に消せるボールペンを使用するのはマナー違反とみなされます。

指定された方法でマナーを守って提出

履歴書の提出時にもマナーが存在します。履歴書の提出方法は「郵送」「メール」「手渡し」の3種類で、応募先企業が指定する方法で提出しなければなりません。

郵送の場合、履歴書と一緒に「添え状」を同封するのがマナーです。ビジネス文書のテンプレートをダウンロードできるサイトを使うと簡単に作成できます。すべての書類をクリアファイルに入れ、角形A4号の封筒を使って郵送しましょう。

メールの場合、受け取る採用担当者がわかりやすい件名をつけて送信するのがポイントです。「○○職応募の件／履歴書送付／（名前）」のように、メールを開かなくても履歴書のデータが添付されていることが伝わる件名をつけましょう。

手渡しする場合、クリアファイルに入れた履歴書を封筒に入れて持参します。封筒表面の左下に赤字で「履歴書在中」と記入し、周りを四角で囲みます。裏面の左下には「住所・氏名」を記載しておきます。面接時に面接官に手渡しするときは、封筒から履歴書をクリアファイルごと取り出し、封筒の上に重ねた状態で差し出しましょう。

終わりに｜履歴書を正しく書いて転職活動を始めよう

履歴書は転職活動において、応募者の第一印象を決定づける重要な書類です。どんなに優れた人材であっても、ルールやマナーが守られていない履歴書であれば面接にさえ進めない可能性があります。

反対に、ポイントを把握して正しく丁寧に履歴書を作成するだけで、採用担当者が履歴書から受け取る印象は大きくアップするでしょう。特に転職活動では、基本的なビジネススキルも重視されるため、マナーを守った読みやすい履歴書は強い武器となります。

応募先企業に好印象を与える履歴書を提出できれば、その先のステップに進みやすくなるだけでなく、幅広い企業への転職活動にも恵まれます。転職活動のチャンスが広がると、年収アップやキャリアアップも叶えやすくなります。転職に強い履歴書作成のポイントを押さえて、スムーズな転職活動のスタートを切りましょう。

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