経費とは｜計上できるもの・できないものの違いは？基準や計上時のポイントを解説

見直すライフプラン 2024.01.30

@nextマガジン編集部

業務中に「これは経費で落ちるのか」と悩んだことがある方もいらっしゃると思います。どういったものが経費に該当するのか全て把握している方は少ないでしょう。

経費とは事業運用に必要な費用のことを指します。しかし、人によって事業に必要なもの・そうでないものは違うので、経費で落ちるかより分からなくなりますよね。

そこで、経費などの制度についてのプロメディアである＠next編集部が徹底調査。経費で計上できる品ものや税金、不正計上のペナルティまでわかりやすくまとめました。全ての働く方は知っておいて損はない内容になっています。

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経費とは｜事業を運用するために必要な費用のこと

事業を運営し、収益を得るために発生した費用のことを経費といいます。

経費で精算できる代表的なもの

・商談先に向かうための移動代
・取引先との食事代
・事業で必要な道具の購入代

「経費で落とす」とは経費計上することを指す

「経費で落とす」という言葉を耳にしたことがあると思います。これは前述したような収益を上げるため、支出した費用を事業の経費に計上することです。

例えば、商談先に向かうために乗ったタクシーの代金。料金は利用した社員が実費で精算。その料金を経費計上することによって、後日会社からタクシー料金が戻ってきます。この一連の流れを「経費で落とす」といいます。

【メリット】支払う税金の抑えることができる

会社が支払う税金は、収益から経費を差し引いた「事業所得」で決まります。つまり経費が増えるほど、事業所得を低くできるので支払う税金を抑えることが可能です。

注意点として、税務署なども確認を行います。事業と関係ないものが経費計上されていたらストップがかかるので、やみくもに計上すればいいわけではありません。

【デメリット】会計上の利益減少・事務作業の手間が増える

・会計上の利益が減る
・事務作業の負担が増える

経費を計上することで税金を抑えることができますが、会計上の利益が減ったことで赤字になってしまう可能性があります。

また、経費計上することで処理作業が発生し、事務作業の手間が増えてしまうでしょう。また、該当する領収書やレシートなどの保管も必要になります。

経費として計上できる主な費用・税金

仕事をしていると「これって経費で計上できるのか？」と疑問になることも多いでしょう。

そこで、経費計上としてみとめられるものをまとめました。

【人件費】給料手当や福利厚生費

従業員を雇用する際に発生する費用全般のことです。

福利厚生費とは従業員に対して、給与以外で提供できる健康や生活へのサービスのことになります。

人件費の主な内容

・毎月の給与手当
・賞与（ボーナス）
・退職金
・法定福利費（労災保険料、子ども・児童手当拠出金）
・福利厚生費

【販管費・一般管理費】交際費や広告宣伝費

販管費とは、会社の利益を上げるために支出した費用のうち、商品の販売に関連する費用をいいます。

販管費の主な内容

・利益を上げるために商品に使った宣伝や広告の費用
・商品の発送費、配達費、保管費

一般管理費とは、会社の本業において収益を得るために使われる経費のことです。販管費と違い、販売とは直接関係ない科目が含まれています。

一般管理費の主な内容

・従業員への給与などの人件費
・事務所の水道代、ガス代などの光熱費

【旅費交通費】業務で使用した電車、タクシーなどの運賃

営業活動を行う際に取引先への移動費用（電車・タクシーなど）や出張にかかる費用は、旅費交通費として取り扱います。

また、出社などで使用する定期代金の費用は旅費交通費には含まれません。こちらは福利厚生費として取り扱われています。

旅費交通費の主な内容

・取引先までの電車やタクシーの費用
・出張時に使用したホテルの宿泊費

【税金】固定資産税や自動車税など事業で使用するもの

経費にすることができる税金や公的な負担金を「租税公課」といいます。

個人の所得税や住民税などは租税公課としては認められません。しかし、事業として関わるものなら税金でも経費計上が可能です。

経費計上ができる主な税金

・事業で使用している家屋や土地の固定資産税
・不動産を登記した際に支払う登録免許税
・会社の業務で使用する自動車の自動車税

経費として計上できない費用・税金

次に経費として計上ができない費用等について紹介していきます。

事業とは関係ない費用

業務ではなく個人で使用する私物や食事会は経費計上できません。

会社の売上とは関係ないものは経費として落ちないことを覚えておいてください。

未使用の事務用品や消耗品

事務所で使う品は通常、消耗品費として経費計上ができます。しかし、未使用だった場合は経費として計上できません。

経費計上の際は、未使用品を差し引いて行ってください。

所得税や住民税など事業と関係ない税金

業務と関係がある税金は経費計上ができると前述しましたが、仕事と関係ない税金は経費とは認められません。

主に所得税や住民税など会社ではなく、個人に課せられる税金は対象外です。

経費として計上できない主な税金

・所得税
・住民税
・贈与税
・相続税

経費を計上する際の注意点

経費計上で注意すべきポイントをまとめました。

領収書・レシートは整理して保管

経費計上する際には領収書やレシートが必須です。

領収書を貰ったのに、会社に出すまでに紛失することも考えられます。そこで、保管はしっかり行いましょう。クリアファイルなどまとめておくと計上する際に便利ですよ。

また、不備がないかも確認しておいてください。特に手書きの領収書は日付などを間違えている可能性もあり、不備があったから経費として認められない可能性も考えられます。

領収書がない場合は、出金伝票をつくる

出金伝票とは、企業から現金が出ていく取引を記録する伝票です。領収書が発行されない場合は、出金伝票を利用しましょう。

・日付
・取引先(支払い先)
・勘定科目
・摘要
・金額

上記の項目を記述しておけば、どんな取引があったかわかるのでスムーズに経費計上ができます。

勘定科目は毎回同じものを使う

勘定科目とは経費に対して「何に使ったのか」をわかりやすくするための項目です。

例：会社から取引先までの電車代金→旅費交通費

上記のように一目で何に使用したのか判断が付きます。

しかし、会社で使用したコピー用紙を前回は雑費、今回は消耗品費。毎回科目が違うもので提出していると、計上ができなくなる可能性も考えられます。

一度使用した勘定科目は継続して使い続けてください。

家事按分で、家賃の一部も経費計上できることがある

「家事按分」とは、自宅で仕事している場合、光熱費や家賃を事業で使用している分に限定されますが、経費として計上できる仕組みです。

主にフリーランスや個人事業主の方が該当する制度ですが、適用される項目は以下の通りです。

■家賃
家賃の按分方法は以下の2つです。

・居住スペースと事業で使用しているスペースの割合から求める
・事業で使用している部屋を使用した時間の割合から求める

■電気料金
電気料金の按分方法は以下の2つです。

・利用時間や日数を基準に按分する
・自宅にあるコンセント差し込み口を業務利用している数で按分する

■ガス、水道代
ガスや水道代の按分方法は、事業で使った時間を基準に算出します。

■通信費
通信費用の按分方法は、業務で利用した日数・使用時間から割合を求めます。

■自動車関連費
プライベート・仕事の両方で同じ自動車を使う場合、事業で使用した時間や走行距離から数値を算出。ガソリン代以外にも駐車場代や自動車税も含まれます。

不正計上にはペナルティがある

過少申告や無申告など不正な経費申請を行った場合、大きなペナルティが存在します。

ここでは、嘘の申請をした場合にどうなるかについてまとめました。

・過少申告加算税
・無申告加算税
・不納付加算税
・重加算税

少ない金額で経費を計上→過少申告加算税

「過少申告加算税」とは、本来支払う税額より少ない数字で経費を計上すると起こるペナルティです。

税務署から申告税額の更正を受けたりした場合の課される税額は、調査を受けてから修正申告した場合で未納分に5〜10％を加算、更正を受けた場合は10〜15%を加算した金額となります。

ただし、税務署の確認前に自身から修正申告を行うと、加算はなく不足分を納税するだけとなります。

期間内に確定申告ができなかった→無申告加算税

「無申告加算税」とは、納付すべき税額があるにも関わらず納付しなかった方へのペナルティです。主に期間内に確定申告が間に合わなかった方が対象です。

納付すべき税額が50万円までなら15％、50万円を超える部分は20％が加算されます。税務署の調査前に、自主的に期限後申告をした場合には、5%の加算となります。

源泉徴収額の徴収額が法定納期限までに納付されない→不納付加算税

「不納付加算税」とは、源泉徴収額が納付されていないと発生するペナルティです。

納付が1日でも遅れると課せられ、自主的な納付をしたときには5％、税務署からの指摘後なら10％の追加納付となります。

架空に経費を計上する・領収書を偽造→重加算税

ここまで紹介してきた「過少申告加算税」「無申告加算税」「不納付加算税」に付与するペナルティが「重加算税」です。

内容としては、二重帳簿の作成や帳簿書類の破棄、改ざんなどをした場合に発生します。過少申告加算税と不納付加算税に代えて35％、無申告加算税に代えて40％の税率となります。

最後に｜必要な物を揃えて問題なく経費を申請しよう

今回は経費について紹介してきました。

経費は、計上できるもの・できないものがあったり、領収書が必要など申請するだけでも大変ですよね。会社員の方なら普段の業務を行いながら、経費の申請準備をする方も多いと思います。

特に誰からも「経費」について詳しく教えてもらえる機会は少ないと思うので、本記事で理解を深めて貰えると幸いです。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

執筆：@nextマガジン編集部

お金に関する基本的な知識から貯金のコツ、資産形成まで幅広く伝えるメディア「@nextマガジン」の運営を行っています。ここにくれば、お金の悩みが解決できる「お金の広辞苑」を目指して日々記事を公開中です。本当にタメになる情報だけを厳選してお届けします。

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